Aproximando do final da gestão, venho agradecer a confiança de cada um que, nas eleições de 2020, me confiou seu voto, me oferecendo a oportunidade de representá-los e trabalhar por nossa instituição, na diretoria financeira, cuidando dos valores da UNAT, que na verdade é de cada associado.
Agradeço a Marta Beatriz Horn Schumacher, a diretora financeira da gestão anterior, por toda sua disponibilidade e apoio na transição.
Para garantir os resultados, números, implantação de melhorias e novos procedimentos que serão apresentados, foi necessário promover antes uma mudança gradual, mas significativa, de posicionamento na forma de lidar com algumas situações, já estabelecidas e enraizadas, mas não aderentes ao nosso estatuto e aos associados que mantinham em dia seus compromissos financeiros junto à nossa instituição. Momentos difíceis e em que não teria sido possível seguir adiante se não fosse uma equipe coesa, cooperativa, conduzida por uma liderança forte, coerente e justa. A esta liderança e equipe, minha admiração e gratidão: Mary Melazzo, Andreia Cechin, Ede Lanir Paiva, Ercília Silva, Regina Berard, Sônia Nogueira, There Moura. Sem vocês, nada do que foi feito teria sido possível.
Falando inicialmente dos desafios, o principal deles foi enfrentar o bloqueio da conta bancária e a impossibilidade de cumprir com os compromissos financeiros da UNAT Brasil (pagamento de assistente, fornecedores). O bloqueio ocorreu em novembro/2020, quando o sistema do banco identificou que o mandato da gestão anterior, que movimentava a conta bancária, havia encerrado e a ata da posse da nova gestão estava em processo de registro em cartório, o que não havia possibilitado que este documento fosse apresentado ao banco para a troca dos representantes legais e novos responsáveis por movimentar a conta. Nesta ocasião, para cumprir com alguns dos compromissos financeiros, a diretoria se mobilizou, pagando com recursos próprios alguns compromissos financeiros, para que, ao restabelecer a conta, a UNAT pudesse fazer a restituição.
Somado a este cenário inicial, outros desafios encontrados:
• Alto percentual de inadimplência – apenas 10% dos associados estavam em dia com suas anuidades;
• Cadastro de associados desatualizado, impactando na identificação dos associados com direito a isenção de anuidade e no preenchimento automático de dados, o que dificulta a conclusão do pagamento de taxas e anuidade (não gerando boletos ou interrompendo o pagamento via cartão);
• Alunos de AT 202 que concluíam a formação (um curso oficial da UNAT-BRASIL), mas não se associavam a UNAT-BRASIL;
• Associados que deixavam de pagar as anuidades por um período significativo e buscavam obter a isenção, contrariando o que está previsto no estatuto e gerando uma situação de constante exceção, além do desalinhamento, quando considerados aqueles associados que pagavam suas anuidades em dia;
• Ausência de uma prestação de contas detalhada, indicando principais fontes e percentuais de receitas, despesas, bem como comparativos entre os anos;
• Dificuldade de fazer previsão orçamentária por não conhecer as turmas que estavam em andamento e a decorrente contribuição associativa relativa aos cursos oficiais (AT 101 e AT 202), bem como a dificuldade na gestão destas contribuições e prestação de contas e esclarecimentos aos coordenadores de turmas quanto a este tema;
• Altos investimentos com atual parceiro responsável pelo monitoramento e tratativas referentes aos registros de marca de propriedade da UNAT;
• Relacionamento dificultado pela distância com o parceiro responsável pela prestação de serviços contábeis, fiscais e de folha de pagamento, somada a necessidade de contratação do serviço de endereço fiscal para nossa associação.
Diante deste cenário, a atual diretoria financeira adotou como principais tratativas:
1. Regularizar o cadastro da conta no banco para que a aprovação de toda e qualquer movimentação bancária da UNAT acontecesse em dois níveis, como está hoje: Diretoria Financeira e o segundo nível de aprovação – Presidência. Nenhuma movimentação é realizada com apenas um nível de aprovação.
2. Alteração do Estatuto: foi feita a proposta pela gestão atual, sendo aprovada na assembleia de 2021. Na alteração foi acrescentado ao artigo 33 a letra p e ao artigo 37 a letra j, o seguinte texto:
Permanecer como representante legal junto ao banco, responsabilizando-se pelos pagamentos após a nova eleição, prestando contas ao novo Presidente (art. 33 e no art. 37 Diretor Financeiro) eleito, podendo durar até 4 meses. Período em que deve acontecer a alteração do representante legal da UNAT-BRASIL.
Essa medida tem o objetivo de evitar o bloqueio da conta, uma vez que o processo de elaboração da ata após a posse do novo Presidente e Diretor Financeiro, seu registro em cartório, sua apresentação ao banco, bem como a sua análise pelo mesmo, é um processo que demanda tempo. Nesse período, o Diretor Financeiro e Presidente da gestão anterior permanecem a disposição para executar as operações financeiras, demandadas pelos novos empossados no cargo, que já estarão na gestão, até que o banco faça a alteração em seu sistema.
3. Para trabalharmos a redução do percentual de inadimplência, foi realizada a Campanha de Adimplência, apresentada em detalhes no Opções de Setembro de 2023, que nos trouxe excelentes resultados.
A premissa foi partir de uma relação OK-OK, considerando que o associado teria condições de pagar as anuidades atrasadas, respeitando o estatuto (que não permite isenções de qualquer natureza) e os demais associados, trabalhando para tornar viável uma negociação financeira com o parcelamento em até 10 vezes no boleto bancário ou PIX e aplicando descontos progressivos, de acordo com o número de anuidades pendentes, que poderia chegar a até 50% de desconto. Como resultado, até o momento, mais de 100 associados realizaram o pagamento de anuidades atrasadas, ultrapassando R$ 70.000,00 de receita que estava comprometida, foi arrecadada. Os associados receberam as Rebats do período e puderam participar dos Workshops de Atualização, promovidos pela Diretoria de Docência, enquanto realizavam o pagamento de suas negociações. Até o início deste ano, nosso percentual de adimplência, que era de 10% no início de 2021, subiu para 51%.
4. Durante a Campanha de Adimplência, percebemos que um percentual significativo de inadimplência se devia ao fato de o associado terminar o curso AT 202 (formação ou pós graduação) e não solicitar formalmente o seu desligamento, conforme consta no artigo 7 de nosso estatuto. O associado não solicitava o desligamento, mas se considerava “desligado” da instituição.
Para evitar que este número continue crescendo, passa a ser um procedimento, realizado por nossa assistente, o envio de um e-mail parabenizando pela conclusão do curso, bem como reforçando o desejo de sua continuidade junto a UNAT Brasil e reforçando a necessidade de comunicar formalmente, caso a decisão seja não continuar, após o término do curso. Vale lembrar, que esta já é uma prática adotada por alguns coordenadores e a atuação da assistente, vem reforçar e garantir a padronização do procedimento.
5. A melhora em nosso percentual de adimplência teve também uma significativa colaboração da Diretoria de Docência. Os Workshops de Atualização, que eram gratuitos para os associados com anuidades em dia, mas com um investimento para os demais, se tornou um grande incentivo para a regularização da situação financeira. O compromisso desta diretoria de sempre realizar a checagem com o financeiro, se o aluno/candidato, supervisor e MD ou MDF que participaria da banca, estava cumprindo com seus compromissos financeiros, foi outro motivador e oportunidade de lembrar e gerar negociação para que os pagamentos de pendências fossem realizados.
6. Adotamos como premissa a comunicação frequente do vencimento da anuidade, utilizando todos os meios: banner no site, e-mail, grupos oficiais de whatsapp. Sempre que o valor da anuidade era aprovado pelo Conselho Deliberativo, o comunicado era divulgado nestes 3 canais, com antecedência a data inicial de vencimento com maior desconto que é 30 de abril, e próximo da data era lembrado novamente. E o processo se repetia com a segunda data com menor desconto, 30 de julho e a data final sem desconto, 31/12.
7. Uma oportunidade para aumentar a receita da UNAT e atuação em parceria com a Diretoria Administrativa, que faz a gestão da loja da UNAT e o acervo de livros, foi lançar campanhas, bem como combos promocionais. A parceria com a Diretoria Administrativa se ampliou para as demais diretorias que em vários momentos se juntou para criar campanhas e combos promocionais, como aconteceu este ano no aniversário do Berne e no Workshop de Atualização com o tema Script, utilizando a bibliografia indicada, em uma iniciativa de nossa diretora There Moura.
Nosso lema sempre foi gerar ações ganha-ganha: ganha a UNAT ao movimentar o seu estoque e gerar receita, ganha o associado ao adquirir os livros, acesso ao conhecimento, com um valor especial.
Comparando o que estava previsto para o ano 2020 (R$ 3.000,00) e o que realizamos em 2022, quadruplicamos as vendas, com uma receita de R$ 13.198,12. Os resultados de vendas de 2023 serão fechados ao final do ano e as expectativas é de que teremos um desempenho igual ou superior a 2022.
8. Como divulgado neste Opções, passamos a oferecer, a partir de agosto/2023, um novo benefício para novos associados, incentivando assim, a associação a UNAT Brasil. Todo novo associado, ao se inscrever na UNAT e pagar a taxa de inscrição, recebe, sem custos e como retorno de parte do valor pago como inscrição, uma publicação oficial da UNAT Brasil.
9. Para facilitar a gestão das turmas de AT 202, sendo de formação ou de pós-graduação, fizemos melhorias em nosso site e sistema de gestão. Agora, o coordenador, ao montar a sua turma, deve cadastrar a mesma no site, inserindo os seus alunos.
Como só é possível inserir alunos que tenham se associado a UNAT e estejam em dia com suas anuidades, neste momento o coordenador tem condições de identificar se o aluno tem alguma pendência e pode orientá-lo a procurar a nossa assistente, afim de regularizar a sua situação – que pode ser fazer a sua inscrição ou realizar o pagamento ou negociação financeira de anuidades ou taxas em atraso.
O coordenador consegue cadastrar toda a turma e depois, quando o aluno resolver as pendências, é só comunicar o coordenador para inserí-lo na turma. Desta forma, conseguimos trabalhar junto com os MD e MDFs (que são os coordenadores) para que os alunos do AT 202, curso oficial da UNAT Brasil, estejam inscritos em nossa instituição e desfrutem de todos os benefícios que temos a oferecer, começando por receber o livro ao se inscrever, conforme descrito no item 7.
10. Relacionado a melhoria no sistema citada acima, agora o coordenador de AT 202 também consegue registrar as suas contribuições associativas relativas aos cursos oficiais no site e acompanhar em tempo real, como está a contribuição de cada turma.
Quando ele cadastra a turma, informa o nome dos alunos, data de início, data de término, valor de contribuição mensal, e demais dados; o sistema gera uma tabela para que ele possa, mensalmente registrar a sua contribuição, inserindo o dia do depósito ou transferência, o valor e anexar o comprovante. Esta informação fica disponível para checagem da Diretoria Financeira que acompanha a informação no extrato bancário e realiza a aprovação da informação no sistema.
Todos os MD e MDFs que participaram da reunião no dia 21 de agosto de 2023 receberam a demonstração de como é realizado o processo, sua agilidade e facilidade, tanto para o cadastro de turmas, quanto para o registro das contribuições.
Oferecer a possibilidade de uma gestão a vista, com informações cada vez mais acessíveis e transparentes para o coordenador da turma, foi um dos grandes motivadores para esta mudança. Desta forma, ganhamos também em agilidade.
11. Melhoramos também o processo de solicitação de certificado do curso oficial AT 101. Com o apoio de nossa assistente, Andrea Gava, agora todo o processo pode ser feito via site, sem a necessidade de envio de comprovante por e-mail. O facilitador do curso AT 101 entra no site, solicita o certificado e já anexa o comprovante de depósito ou transferência da contribuição associativa relativa a cursos oficiais. A solicitação é enviada para nossa assistente que providencia o envio dos certificados – com mais agilidade ainda, após esta mudança.
12. Esta diretoria acredita em uma gestão à vista, com informações transparentes e acessíveis, afinal, fomos escolhidos para representar os associados no cuidado com nossa instituição e entendemos ser nosso dever e responsabilidade, demonstrar as informações da maneira mais clara possível, para que cada associado possa conhecer um pouco mais: como funcionam as receitas, despesas, procedimentos, desafios e resultados obtidos.
Atuando desta forma, foi elaborada no início do ano de 2022 e apresentada às demais diretorias e posteriormente ao Conselho Deliberativo, a prestação de Contas do ano 2021 de forma detalhada.
O detalhamento incluiu:
- especificação dos valores e percentuais de cada receita, cada despesa;
- meios de entrada (conta bancária, plataformas de recebimento), especificando quantidade de movimentações e de valores em cada um desses meios;
- tabelas demonstrativas das receitas e despesas, mensais e acumulado do ano.
Este modelo de prestação de contas foi aprovado pelo Conselho Deliberativo, que solicitou que se tornasse o padrão e fosse repassado à gestão seguinte, o que será feito.
No início deste ano, foi feita a prestação de contas do ano 2022, atendendo a solicitação do Conselho Deliberativo, de seguir o padrão e como iniciativa desta diretoria, foi acrescentado o comparativo linha a linha, com o ano anterior, bem como a inclusão de novos indicadores, como número de novos associados, número de certificados emitidos, percentual de adimplência e negociações financeiras realizadas.
Seguindo na direção da transparência, reforçada pelo atual Conselho Deliberativo, esta diretoria, divulgou a prestação de contas do ano 2022 no Opções de Julho/2023, para que toda a Comunidade UNAT possa ter acesso.
Este é um compromisso assumido com o Conselho Deliberativo e que será cumprido, repassando o modelo para o novo Diretor Financeiro e também registrado em um Procedimento Operacional, que ficará disponível em nosso site.
Por fim, 3 ações que estão em andamento, em outubro e novembro/2023:
1) Campanha de atualização cadastral: mais informações neste Opções, aproveite para atualizar o seu cadastro, garantir benefícios e ainda concorrer a prêmios.
2) Alteração do endereço fiscal da UNAT e parceiro responsável pela assessoria contábil, fiscal e folha de pagamento. Atualmente nosso parceiro está em São Paulo, assim como o endereço que consta em nosso estatuto, o que traz algumas dificuldades em razão da distância e do recebimento de correspondências. Já temos um novo parceiro, fizemos uma reunião inicial (Presidência, Diretorias Financeira e Administrativa) e estamos cuidando da rescisão com o parceiro anterior. Para o fechamento fiscal e contábil de 2023, um parceiro será responsável pelo período de janeiro a setembro/2023 e o novo parceiro se responsabilizará pelo período outubro a dezembro/2023.
A alteração trará muitos benefícios, além da possibilidade de uma maior proximidade, o modelo contábil trará um detalhamento maior, que viabilizará bastante a prestação de contas para os próximos anos, otimizando o trabalho dos futuros Diretores Financeiros, garantindo que o modelo implantando siga adiante, com uma dedicação menor por parte da UNAT, uma vez que o escritório fará parte deste trabalho. O novo parceiro fica em Curitiba, e utilizaremos seu endereço como o endereço fiscal da UNAT, facilitando no recebimento de correspondências e tratativas das mesmas – a sede física da UNAT (secretaria, acervo de livros) e a assistente, também ficam em Curitiba.
Aproveito aqui para agradecer aos associados que nos fizeram indicações: recebemos a indicação de 7 escritórios contábeis, fizemos contato com todos, analisamos, atualizamos as propostas e definimos por aquele que atendeu aos critérios de valor do serviço, percepção da capacidade de atendimento das demandas, qualidade e a referência que foi feita, quando da indicação.
3) Alteração do parceiro que cuida do registro das marcas de propriedade da UNAT: no ano de 2022 percebemos um investimento maior, necessário naquele momento, mas que despertou a necessidade de avaliar outras possibilidades, que oferecessem uma qualidade equivalente ou superior com um valor mais viável. Avaliamos 4 opções de novos parceiros e optamos por aprofundar com um escritório de Curitiba, com a ajuda de nossa Diretora de Ética, Ercília Silva, que se disponibilizou a conhecer o local e profissional para darmos sequência em nossa análise. A avaliação inicial foi positiva e seguimos agora afinando nossas avaliações, considerando a consultoria que nos foi oferecida durante a reunião realizada, com ponderações importantes para este tema.
Em breve teremos novidade.
Foi assumido com nossa presidente, Mary Melazzo, o compromisso de descrever os procedimentos operacionais da Diretoria Financeira. Esta ação está em fase final e tem como objetivo possibilitar a gestão do conhecimento, mantendo as boas práticas e inciativas que foram implantadas, para que possam continuar, independente da mudança de gestão, além de apoiar a nossa assistente e também ser o ponto norteador no treinamento e repasse da função para o Diretor Financeiro que será eleito.
Finalizando com o melhor resultado: dia 30/09/2023, temos o saldo disponível para a UNAT-BRASIL (Conta Bradesco e PagSeguro), o valor de R$ 427.238,31 – com todo este trabalho, mais que triplicamos o saldo bancário de outubro de 2020, crescemos em 346%.
Ao nosso futuro presidente, Jefferson Moraes, assumo aqui também o compromisso de apoiá-lo na transição da gestão, repassando o modelo de gestão desenvolvido ao Diretor Financeiro que for eleito e realizando o fechamento da prestação de contas do ano 2023, junto com o novo responsável por esta atividade.
Ainda há bastante trabalho nestes 2 meses, mas o coração vibra de alegria por cada resultado alcançado.
Mais uma vez, obrigada a cada um que apoiou e confiou em meu trabalho!
Joelma Tannús
Diretora Financeira |
